Giới thiệu
Hãy tưởng tượng hành trình của một ghi chú giống như việc bạn trồng một cái cây. Ban đầu, nó chỉ là một hạt giống nhỏ bé, qua thời gian, nó lớn lên, phát triển và đến khi trưởng thành, nó có thể cho quả. Nếu chăm sóc cẩn thận, cây sẽ tiếp tục sống lâu và cho quả nhiều hơn, hoặc cuối cùng nó có thể chuyển vào một góc lưu trữ trong khu vườn của bạn để nghỉ ngơi.
Hành trình này tương tự với quá trình mà một ghi chú trải qua trong hệ thống của bạn. Từ lúc được tạo ra một cách thô sơ, ghi chú sẽ dần dần được trau chuốt, hoàn thiện, rồi chia sẻ và cuối cùng là lưu trữ để tạo ra một thư viện tri thức cá nhân. Các giai đoạn này được thể hiện qua thuộc tính status của ghi chú.
Các trạng thái của ghi chú
-
raw(thô sơ):
Khi bạn có một ý tưởng mới xuất hiện trong đầu, nó giống như khi bạn vừa nhặt được một hạt giống. Bạn chưa biết nó sẽ lớn lên thành cây gì, nhưng bạn cần phải gieo nó trước khi quên mất. Khi bạn tạo một ghi chú mới bằng template New Note, nó sẽ luôn có trạng tháiraw. Đó là nơi bạn lưu trữ mọi suy nghĩ thô sơ mà chưa qua xử lý.- Ví dụ: Bạn có một ý tưởng cho dự án mới, nhưng chưa rõ chi tiết, bạn chỉ đơn giản là viết xuống để không bỏ lỡ nó.
-
medium(đang phát triển):
Khi cây bắt đầu mọc mầm, bạn nhận thấy cần chăm sóc nó nhiều hơn, bắt đầu tưới nước, bón phân. Ghi chú của bạn cũng vậy, khi bạn quay lại để phát triển thêm ý tưởng ban đầu, ghi chú chuyển sang trạng tháimedium. Đây là giai đoạn bạn bắt đầu chỉnh sửa và phát triển, nhưng ghi chú vẫn còn cần bổ sung thêm nhiều thông tin.- Ví dụ: Bạn thêm thông tin chi tiết cho ý tưởng ban đầu, nhưng vẫn còn nhiều phần cần làm rõ.
-
done(đã hoàn thiện):
Đến một lúc nào đó, cái cây đã trưởng thành, bạn không cần chăm sóc nó nhiều nữa. Ghi chú của bạn cũng tương tự. Khi bạn đã hoàn thiện nội dung và không còn cần chỉnh sửa, nó sẽ chuyển sang trạng tháidone. Ghi chú giờ đây có thể sử dụng cho công việc hoặc tham khảo.- Ví dụ: Bạn đã hoàn thành một dự án và ghi chú chứa đầy đủ các thông tin cần thiết, không còn cần chỉnh sửa.
-
published(đã công bố):
Nếu cây của bạn bắt đầu cho quả, bạn có thể chia sẻ nó với mọi người. Ghi chú khi được chia sẻ hoặc xuất bản cũng vậy. Khi ghi chú đã được chia sẻ với cộng đồng (như đăng blog, chia sẻ trên mạng xã hội), nó sẽ có trạng tháipublished. Đây là khi ghi chú hoàn thành sứ mệnh của nó là truyền đạt kiến thức ra bên ngoài. Thực tế trong Vault mẫu này tôi sử dụng trường thông tinpublishđể thể hiện thời gian đăng bài dự kiến. Bạn có thể bỏ qua trường thông tinpublisheddạng True, False cho đơn giản.- Ví dụ: Bạn đăng tải bài viết của mình lên blog hoặc chia sẻ tài liệu trên mạng xã hội.
-
archived(lưu trữ):
Khi cái cây đã hoàn thành chu kỳ của nó, bạn có thể đưa nó vào một góc khu vườn, không cần chăm sóc thường xuyên nữa nhưng vẫn có thể tham khảo lại khi cần. Ghi chú khi không còn cần thiết cho công việc hàng ngày, bạn có thể chuyển vào trạng tháiarchived. Nó sẽ được lưu trong thư mục 6. Vault của bạn để tham khảo lâu dài. Để mọi thứ được ngăn nắp, bạn có thể tạo ra thư mục con tương ứng cho loại nội dung mình cần lưu trữ bên trong6. Vault.- Ví dụ: Một dự án cũ không còn hoạt động nhưng vẫn có thể hữu ích khi cần tra cứu thông tin.
Bối cảnh
Khi bạn sử dụng Vault trong một thời gian dài, bạn sẽ giống như một người làm vườn quản lý một khu vườn lớn. Nếu không cẩn thận chăm sóc, khu vườn có thể trở nên rối rắm với nhiều cây (ghi chú) không phát triển hoàn thiện hoặc chỉ là những mầm cây nhỏ không có giá trị lâu dài. Điều này khiến cho việc quản lý trở nên khó khăn.
Thách thức
- Ghi chú dở dang: Nhiều ghi chú chỉ ở giai đoạn
rawhoặcmediumvà không bao giờ được phát triển hoàn thiện. - Quá tải thông tin: Vault của bạn có thể chứa đầy các ghi chú không cần thiết, làm lộn xộn không gian và khiến bạn khó tìm thấy những ghi chú quan trọng.
Nhu cầu
- Giữ không gian ngăn nắp: Giống như việc duy trì khu vườn của bạn sạch sẽ và có tổ chức, các ghi chú cần được quản lý cẩn thận để không gian Vault luôn gọn gàng.
- Chuyển thông tin thành tri thức lâu dài: Các ghi chú không chỉ là những dòng thông tin thô, mà cần được phát triển thành tri thức có thể sử dụng lâu dài.
Giải pháp
-
Theo dõi trạng thái của ghi chú: Sử dụng thuộc tính
statusnhư đã mô tả ở trên để nắm bắt trạng thái của từng ghi chú, từ khi nó là một hạt giống thô sơ cho đến khi nó trưởng thành và hoàn thiện. -
Sử dụng mức độ ưu tiên: Bạn có thể bổ sung trường
urgencyđể đánh dấu mức độ cấp bách của ghi chú tại thời điểm bạn bắt gặp hoặc đánh giá. Điều này giống như việc bạn quyết định chăm sóc cây nào trước dựa trên nhu cầu cấp thiết của nó. -
Chuyển vào lưu trữ hoặc loại bỏ: Khi ghi chú đã hoàn thành vòng đời của nó và không còn cần thiết cho công việc hàng ngày, hãy chuyển nó vào chế độ lưu trữ hoặc xóa bỏ những ghi chú không còn giá trị, giữ cho Vault luôn gọn gàng và dễ quản lý.
Kết luận
Hiểu được vòng đời của một ghi chú giống như việc chăm sóc một khu vườn. Mỗi ghi chú là một hạt giống cần được phát triển, hoàn thiện và cuối cùng lưu trữ hoặc chia sẻ. Bằng cách sử dụng thuộc tính status và urgency trong hệ thống FLOW, bạn có thể quản lý ghi chú hiệu quả hơn, biến chúng thành tri thức có giá trị và giữ cho không gian làm việc của mình luôn ngăn nắp, khoa học.