Phương pháp FLOW được thiết kế để giúp bạn quản lý kiến thức, ý tưởng và thông tin một cách hiệu quả và có hệ thống. Để áp dụng thành công phương pháp này vào cuộc sống ghi chú hàng ngày của bạn, hãy tuân theo các nguyên tắc hướng dẫn sau và lưu ý những điều nên làm và không nên làm.
Nguyên tắc 1: Giữ cho hệ thống đơn giản và trực quan
NÊN:
Giữ cấu trúc thư mục rõ ràng và dễ hiểu. Sử dụng các thư mục chính như Capture, Track, Forge, Exhibit, Vault một cách nhất quán.
Ví dụ: Tạo một thư mục trong Forge để lưu trữ tất cả các ý tưởng đang phát triển, giúp bạn dễ dàng tìm thấy và tiếp tục công việc dù là mở với Obsidian hay xem trên dịch vụ đám mây Google Drive/OneDrive, vv.
KHÔNG NÊN:
Không tạo quá nhiều thư mục con phức tạp làm rối hệ thống và gây khó khăn trong việc tìm kiếm.
Giải thích: Cấu trúc quá phức tạp sẽ làm bạn mất thời gian và giảm hiệu quả trong việc quản lý ghi chú.
Nguyên tắc 2: Sử dụng properties và thẻ một cách có mục đích
NÊN:
- Áp dụng properties quan trọng như
status,tags,categoryđể hỗ trợ việc tìm kiếm và tổ chức. Ví dụ: Sử dụngstatus: mediumcho các ghi chú đang phát triển trong Forge. - Sử dụng thẻ (tags) có ý nghĩa để kết nối các ghi chú theo chủ đề hoặc dự án.
Ví dụ: Gắn thẻ
#psychologycho các ghi chú liên quan đến tâm lý học trong Exhibit.
KHÔNG NÊN:
- Không lạm dụng thẻ hoặc properties không cần thiết gây rối và mất thời gian. Giải thích: Quá nhiều thông tin không hướng đến thúc đẩy hành động sẽ làm giảm tính hiệu quả của hệ thống và làm bạn cảm thấy bị quá tải.
Nguyên tắc 3: Áp dụng quy trình làm việc tuần tự và linh hoạt
NÊN:
- Bắt đầu từ Capture, ghi lại mọi ý tưởng mà không cần lo lắng về cấu trúc. Ví dụ: Khi nảy ra một ý tưởng, nhanh chóng ghi lại trong Capture mà không cần điền đầy đủ properties.
- Chuyển ghi chú sang Forge khi bạn sẵn sàng phát triển thêm. Ví dụ: Khi có thời gian, xem lại Capture và di chuyển các ý tưởng quan trọng vào Forge để phát triển.
KHÔNG NÊN:
- Không bỏ qua bước xem xét và tổ chức lại ghi chú. Đừng để Capture trở thành nơi lưu trữ vĩnh viễn các ý tưởng chưa xử lý. Giải thích: Việc không xử lý các ghi chú sẽ dẫn đến sự tích tụ và làm giảm giá trị của hệ thống.
Nguyên tắc 4: Duy trì tính nhất quán trong việc đặt tên và tổ chức
NÊN:
- Sử dụng cách đặt tên nhất quán cho ghi chú và tệp tin để dễ dàng tìm kiếm.
Ví dụ: Đặt tên ghi chú theo định dạng
1. Tiêu đề ghi chútrong đó việc đánh số ở tên file như1.giúp hệ thống tự động sắp xếp thứ tự các ghi chú trong thư mục để bạn xem các ghi chú quan trọng trên đầu. - Sắp xếp ghi chú vào đúng thư mục dựa trên trạng thái và mục đích của chúng. Ví dụ: Ghi chú hoàn thiện nên được chuyển vào Exhibit.
KHÔNG NÊN:
- Không sử dụng nhiều cách đặt tên khác nhau hoặc lưu trữ ghi chú sai thư mục. Giải thích: Thiếu nhất quán sẽ gây khó khăn trong việc quản lý và tìm kiếm thông tin.
Nguyên tắc 5: Thường xuyên xem xét và cập nhật hệ thống
NÊN:
- Định kỳ xem lại các ghi chú trong Forge và Exhibit để cập nhật hoặc xóa bỏ những gì không còn cần thiết. Ví dụ: Dành thời gian hàng tuần để xem lại Forge và chuyển các ghi chú đã hoàn thiện vào Exhibit.
- Sử dụng thẻ tạm thời như
#to-reviewđể đánh dấu những ghi chú cần xem lại.
KHÔNG NÊN:
- Không để hệ thống trở nên cũ kỹ và không được cập nhật. Giải thích: Hệ thống không được duy trì sẽ mất đi tính hiệu quả và không phản ánh đúng kiến thức hiện tại của bạn.
Nguyên tắc 6: Tận dụng tính năng liên kết nội bộ (wikilinks)
NÊN:
- Sử dụng liên kết nội bộ để kết nối các ý tưởng và kiến thức. Ví dụ: Liên kết ghi chú về “Tâm lý học hành vi” trong Exhibit với dự án đang phát triển trong Forge.
KHÔNG NÊN:
- Không bỏ qua việc tạo liên kết giữa các ghi chú. Giải thích: Liên kết nội bộ giúp xây dựng một mạng lưới kiến thức, tăng cường sự hiểu biết và khả năng truy cập thông tin.
Nguyên tắc 7: Tránh hoàn hảo hóa và bắt đầu hành động
NÊN:
- Chấp nhận rằng ghi chú ban đầu có thể chưa hoàn hảo và tập trung vào việc ghi lại ý tưởng. Ví dụ: Ghi lại ý tưởng dù chỉ với vài từ khóa trong Capture.
KHÔNG NÊN:
- Không trì hoãn việc ghi chú vì muốn chúng hoàn hảo ngay từ đầu. Giải thích: Sự trì hoãn sẽ làm mất đi ý tưởng và làm chậm quá trình sáng tạo.
Nguyên tắc 8: Cá nhân hóa hệ thống theo nhu cầu của bạn
NÊN:
- Điều chỉnh phương pháp FLOW để phù hợp với phong cách làm việc và mục tiêu cá nhân. Ví dụ: Nếu bạn không cần Vault, có thể gộp các tệp hệ thống vào Exhibit.
KHÔNG NÊN:
- Không cố gắng ép bản thân theo một khuôn mẫu cứng nhắc nếu nó không phù hợp. Giải thích: Hệ thống nên phục vụ bạn, không phải bạn phục vụ hệ thống.